Bild: © contrastwerkstatt - fotolia.com
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Als Selbstständiger oder Unternehmensgründer kommen Sie um das Thema Buchhaltung nicht herum. Je nach Art und Größe Ihres Unternehmens sind Sie zur einfachen oder doppelten Buchführung verpflichtet. Die Buchhaltung gehört in den meisten Fällen zu den unliebsamen Dingen der Selbstständigkeit. Dabei ist die Buchhaltung gar nicht so kompliziert, zumal es mittlerweile Software gibt, mit der Sie ihre Buchführung beinahe automatisch nebenher machen können.

Wer ist zur Buchhaltung verpflichtet?

Generell ist jeder Unternehmer zur Buchhaltung verpflichtet. Kleine Unternehmen und Selbstständige müssen in der Regel nur eine „Einnahmen-Überschuss-Rechnung“ (EÜR) einreichen, sodass die einfache Buchführung ausreicht. Freiberufler und Gewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag dürfen die einfache Buchführung anwenden. Letztere jedoch nur bis zu einem Jahresumsatz von 500.000 Euro oder einem Jahresgewinn von 50.000 Euro.

Was ist die einfache Buchführung?

Die einfache Buchführung besteht aus einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Darin werden alle Ein- und Ausgaben eines Geschäftsjahres aufgelistet und am Ende der Gewinn oder Verlust ausgewiesen. Die einfache Buchführung funktioniert frei nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip.

Das bedeutet, dass Einnahmen erst steuerlich berücksichtigt werden, wenn sie auch tatsächlich erzielt, also eingenommen wurden. Zu erwartende Einnahmen aus offenen Rechnungen werden demnach bei der EÜR nicht berücksichtigt. Das geschieht erst, wenn Sie das Geld auch tatsächlich erhalten haben.

Was ist die doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung sieht die Erstellung einer Jahresbilanz vor. Bei der doppelten Buchführung müssen sämtliche geschäftlichen Aktivitäten auf die entsprechenden Sach- und Personenkonten verbucht werden. Dieses Verfahren ist deutlich aufwändiger als die einfache Buchführung, mit der richtigen Software oder einem Steuerberater geht aber auch die doppelte Buchführung schnell von der Hand.

Was geht ans Finanzamt?

Das Finanzamt erwartet von Ihnen neben der Einnahme-Überschuss-Rechnung auch eine Einkommenssteuererklärung. Hinzu kommteneine Umsatzsteuererklärung und die Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Umsatzsteuer und Voranmeldung

Für Ihre Eingangsrechnungen zahlen Sie eine Vorsteuer und mit Ihren Ausgangsrechnungen nehmen Sie Umsatzsteuer ein. Wenn Sie mehr Umsatzsteuer eingenommen als Vorsteuer gezahlt haben, müssen Sie diese Differenz an das Finanzamt überweisen. Mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung können Sie die fällige jährliche Einmalzahlung vermeiden, indem Sie regelmäßige „Anzahlungen“ leisten.

In den ersten 24 Monaten nach Gründung Ihres Unternehmens müssen Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich einreichen. Wenn Sie Ihre jährliche Umsatzsteuererklärung abgeben, wird die bereits gezahlte Umsatzsteuer vollständig angerechnet, sodass die Zahllast zu Beginn des Folgejahres deutlich geringer ist, als sie es ohne Voranmeldung wäre.

Nach Ablauf der ersten 24 Monate besteht die Möglichkeit, die Umsatzsteuer-Voranmeldung nicht monatlich, sondern quartalsweise einzureichen. Das funktioniert unter der Bedingung, dass Sie im Vorjahr weniger als 7.500 Euro Umsatzsteuer gezahlt haben. Wenn Sie mehr als 7.500 Euro Umsatzsteuer gezahlt haben, müssen Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung weiterhin monatlich abgeben. Die Untergrenze liegt bei 1.000 Euro Umsatzsteuer im Jahr. Wenn Sie im Vorjahr weniger als 1.000 Euro Umsatzsteuer bezahlt haben, müssen Sie sich in der Regel nicht um die Umsatzsteuer-Voranmeldung kümmern.

Einkommensteuererklärung

Auch als Selbstständiger sind Sie zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet. Für die Berechnung der zu zahlenden Einkommensteuer benötigt das Finanzamt die Ergebnisse Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und Angaben über alle weiteren Einnahmen. Dazu gehören beispielsweise Einnahmen aus Vermietung oder nichtselbstständigen Tätigkeiten.

Welche Software für Buchhaltung ist zu empfehlen?

Die Buchführung für Selbstständige und Unternehmensgründer ist also im Normalfall nicht besonders kompliziert, da die wenigsten Existenzgründer in der Anfangszeit so große Gewinne machen, dass sie mehr als 7.500 Euro Umsatzsteuer bezahlen müssen. Somit reicht die einfache Buchführung. Fast wie von selbst können Sie Ihre Buchhaltung mithilfe von spezieller Buchhaltungssoftware durchführen. Zu den bekanntesten und beliebtesten Anbietern gehört Lexware, die unterschiedliche Programme je nach Bedarf des Unternehmers anbieten.

Mit einer Buchhaltungssoftware verwalten Sie alle Zahlungen an zentraler Stelle. Sie können aus der Software heraus Angebote und Rechnungen schreiben und auch Ihre Ausgaben verwalten. Belege können Sie in digitaler Form speichern und den Geschäftsfällen zuordnen. Dadurch wird der Zeitaufwand der Zuordnung minimiert, denn das Programm weiß ganz genau, welche Belege zu welchen Einnahmen und Ausgaben gehören und erstellt aus den eingegebenen Daten ganz automatisch die nötige Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Außerdem haben Sie all Ihre Geschäftszahlen immer im Blick

Wenn Sie Ihre Einkommensteuererklärung von einem Steuerberater anfertigen lassen möchten, können Sie diesem mit der richtigen Buchhaltungssoftware ganz problemlos alle benötigten Daten inklusive digitalisierter Belege per Email zuschicken. Auch der digitalisierte Datenaustausch direkt mit dem Finanzamt ist mit der richtigen Software problemlos möglich.