Wann muss ich Umsatzsteuer ausweisen?

Existenzgründer haben neben ihrer Hauptbeschäftigung und vor dem der Gewerbeanmeldung auch mit vielen Formalien zu tun. Auch Rechnungen schreiben will gelernt sein. Viele Jungunternehmer stehen vor der Frage: Muss ich Umsatzsteuer ausweisen oder nicht? Aber auch wenn die Tätigkeit als Selbstständiger oder Freiberufler schon länger ausgeübt wird, muss die Mehrwertsteuerpflicht regelmäßig überprüft werden. Fehlerhafte Rechnungen können zwar oft im Nachhinein noch korrigiert werden, jedoch bedeutet die Richtigstellung für den Unternehmer selbst und die Kunden einen unnötigen Mehraufwand. Unter Umständen kann die Frage, ob ich Umsatzsteuer ausweisen muss, auch ein teures Missverständnis werden. Wer beispielsweise die Mehrwertsteuer fälschlicherweise auf seinen Rechnungen ausweist, obwohl er nicht dazu berechtigt ist, schuldet dem Finanzamt die vollständigen Mehreinnahmen. In diesem Beitrag auf gewerbe-anmelden.com erklären wir daher, wer Umsatzsteuer ausweisen muss und wer nicht sowie wie sich die notwendige Identikationsnummer beantragen lässt. Eine ausführliche steuerliche Beratung für den Einzelfall ersetzen die Ausführungen aber nicht.

Muss ich als Kleinuternehmer Umsatzsteuer ausweisen?

Ob ein Unternehmer Umsatzsteuer ausweisen muss, ist von seinem Status abhängig. Grundsätzlich sind alle Unternehmer umsatzsteuerpflichtig, insofern sie nicht von der Kleinunternehmer-Regelung nach §19 des Umsatzsteuergesetzes Gebrauch machen. Kleinunternehmer dürfen im vorherigen Kalenderjahr nicht mehr als 17.500 Euro Umsatz gemacht haben und gleichzeitig für das laufende Jahr nicht mehr als 50.000 Euro Einnahmen aus Verkauf, Dienstleistungen und Vermietung erwarten. Gründer dürfen im ersten Jahr nicht mehr als 17.500 Euro an Erlösen erwirtschaften. Übt der Kleinunternehmer seine neue Tätigkeit nicht über den vollen Zeitraum, sondern beispielsweise erst ab März aus, muss der Höchsbetrag anteilig berechnet werden – in diesem Fall liegt er bei 14.583,33 Euro.

Kleinunternehmer müssen also keine Umsatzsteuer ausweisen, können im Gegenzug jedoch auch keine Mehrwertsteuer für Ausgaben vom Finanzamt zurückholen. Somit entfällt der sogenannte Vorsteuerabzug. Bei diesem Verfahren kann sich einerseits der Geschäftspartner die Umsatzsteuer für die erteilten Rechnungen vom Finanzamt erstatten lassen kann. Andererseits hat auch der Unternehmer selbst die Möglichkeit, die Umsatzsteuer der eingehenden Rechnungen beim Fiskus geltend zu machen. Durch dieses Prinzip des Vorsteuerabzugs werden die Kosten letztendlich auf den Schultern der Verbraucher verteilt.

Wer keine Umsatzsteuer ausweist, hat also weniger Aufwand und kann sich stärker auf das eigentliche Geschäft konzentrieren. Wer als Kleinunternehmer jedoch mit hohen Ausgaben und Investitionen rechnet, kann auch darauf verzichten, sich von der Mehrwertsteuer befreien zu lassen. Dieser Schritt sollte jedoch gut überlegt sein: An die Entscheidung, Umsatzsteuer auszuweisen, ist der Kleinunternehmer in den darauffolgenden fünf Jahren fest gebunden.

Wie muss ich die Umsatzsteuer ausweisen?

Die Umsatzsteuer muss auf Rechnungen gemeinsam mit einer entsprechenden Identifikationsnummer vermerkt werden. Ebenso müssen die Angaben nach § 14 Abs. 4 UstG einige weitere verpflichtende Punkte wie die volle Adresse des Senders und Empfängers enthalten. Die Höhe der Mehrwertsteuer beträgt in den meisten Fällen 19 Prozent. Seltener ist eine ermäßigte Steuer von 7 Prozent vorgesehen – diese wird etwa bei Kunstgegenständen angewendet.

Neben der Höhe der Umsatzsteuer muss auch eine Identifikationsnummer angegeben werden, welche Gründer unmittelbar bei ihrem zuständigen Finanzamt anfordern können. Bei der Anmeldung einer freiberuflichen oder selbstständigen Tätigkeit müssen sie ohnehin vor Ort einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeben. In diesem Antrag finden Existenzgründer auch ein Feld, in dem sie die Identifikationsnummer anfordern können.

Wer schon länger freiberuflich oder selbstständig arbeitet, kann die Nummer bequem online beantragen. Zuständig ist das Bundeszentralamt für Steuern, welches hier ein Formular bereithält, mit der eine Identifikationsnummer beantragt werden kann. Dies ist auch auf per Post unter der folgenden Adresse möglich:

Bundeszentralamt für Steuern
Dienstsitz Saarlouis
66738 Saarlouis
Telefax: +49-(0)228-406-3801

Umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer müssen in ihren Rechnungen auf §19 des Umsatzsteuergesetzes hinweisen. Eine entsprechende Formulierung lautet beispielsweise „Nach § 19 Abs. 1 UstG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“. Ist kein solcher Hinweis vorhanden, ist davon auszugehen, dass der Betrag eine Mehrwertsteuer enthält. Im Übrigen dürfen auch Unternehmer in Ausnahmefällen auf die Umsatzsteuer verzichten, wenn sie beispielsweise eine Rechnung für eine sonstige Leistung in ein anderes Land innerhalb der Europäischen Union ausstellen.

Was passiert, wenn die Umsatzsteuer nicht richtig ausgewiesen wurde?

Weist ein Kleinunternehmer nicht auf den Verzicht der Umsatzsteuer hin oder weist die Mehrwertsteuer gar ausdrücklich aus, ist das ein unberechtiger Steuerausweis nach § 14 Abs. 3 UstG. In diesem Fall hat er zu hohe Einnahmen erwirtschaft, die er dem Finanzamt schuldet. Auch wenn der Kleinunternehmer die Einkommensgrenze von 17.500 Euro im ersten Jahr der Gründung oder 50.000 Euro in den Folgejahren überschreitet, muss er dem Finanzamt Umsatzsteuer entrichten, auch wenn er für seine Kunden in seinen Rechnungen gar keine Mehrwertsteuer ausgewiesen hat.

Fehlerhafte oder lückenhafte Angaben in Rechnungen können auch denjenigen teuer zu stehen kommen, der die Leistung in Anspruch genommen hat. Sie resultieren darin, dass sich der Rechnungsempfänger die ausgewiesene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen kann. Er bleibt also auf den gezahlten Kosten sitzen. Nun bleibt dem Unternehmer nichts anderes übrig als eine korrigierte Rechnung anzufordern und darauf zu hoffen, dass der Fiskus die überarbeiteten Rechnungen nachträglich anerkannt. Insbesondere, wenn das Finanzamt erst nach einiger Zeit auf den Fehler aufmerksam wird, ist es für den Vorsteuerabzug aber häufig zu spät. Ein solcher Fauxpas wirkt sich auch schlecht für das Geschäft des Rechungsstellers aus, da das Vertrauensverhältnis belastet wird.

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